Afore XXI es una Administradora de Fondos para el Retiro, encargada de manejar las Cuentas Individuales de los trabajadores, donde patrones, gobierno y el propio trabajador aportan recursos para formar su fondo de pensión, éstos se invierten de forma segura, buscando obtener los mejores rendimientos, con el objetivo de incrementar la pensión que les permita prever y prepararse para disfrutar su vida en el retiro.
Antecedentes
AFORE XXI llevó a cabo una serie de proyectos de renovación tecnológica en sus sistemas de gestión de información, en donde se consideraba la implementación del módulo de Nómina y Recursos Humanos .
El objetivo principal del proyecto fue disponer de un único sistema de gestión global que consolidara la información de todo el personal, así como la integración y análisis de datos con otras áreas como la Financiera y Contable.
Alcance de la Implementación
Afore XXI decidió implementar la funcionalidad de Recursos Humanos y Nómina de SAP. Con ello, además de haber sustituido sus aplicaciones propias, mejoraría y optimizaría los procesos del negocio de las siguientes áreas:
- Organización (OM)
- Administración de Personal (PA)
- Administración de Tiempos (TM)
- Nómina (PY)
Desarrollo de la implementación
El proyecto se inició en Septiembre de 2010 con la elaboración de un análisis de situación actual en el que se plasmaron los procesos que se gestionaban en la aplicación actual así como de los diferentes departamentos involucrados.
Posteriormente, SYAAT impartió un taller de entrenamiento a usuarios en sus servidores, mismo que contribuyó en que conocieran la funcionalidad de HCM y definieran los procesos de negocio correspondientes al área para el diseño de la solución.
Una vez realizado el diseño de la solución, se integró SAP con otro sistema llamado SAFRE para recibir los pagos a realizar a los empleados en nómina y para enviar de SAP los movimientos de personal necesarios para que SAFRE calculara dichos pagos.
Al finalizar la fase de diseño se definieron los requerimientos para la carga inicial del sistema y se libraron las dificultades encontradas en la depuración de los datos para la carga inicial del sistema.
Las claves del éxito de la implementación radico en los siguientes aspectos:
- Focalización del arranque delimitado a la funcionalidad definida en la propuesta del requerimiento formal.
- Total implicación y excelente trabajo del área usuaria lo que posibilitó el ajuste de los procesos y la depuración definitiva de los datos.
Afore XXI ahora cuentan con un Sistema de Gestión de Recursos Humanos que da soporte a los cambios organizacionales y funcionales necesarios para afrontar el nuevo modelo de operación.
Con ello se ha conseguido, no sólo incrementar la calidad de los servicios prestados por el área de Recursos Humanos al resto de la organización, sino optimizar los procesos y facilitar la operación en el desempeño de las funciones de los usuarios dentro del área.
- Centralización y optimización del manejo de información del área de Recursos Humanos.
- Acceso en tiempo real a la información lo que acelera la toma de decisiones por parte del personal.
- Optimización e integración de los procesos de Recursos Humanos.
- Incrementar el tiempo de los recursos destinados al área en actividades que generan más valor.
- Cambio a procesos y reestructuración de funciones en el sistema.
- Visión a Futuro sobre la infraestructura necesaria de TI para atender rápidamente los requerimientos de las áreas de negocio.
Estamos seguros de que nuestro equipo por parte de AFORE XXI, participó en este proyecto con todo el compromiso de arrancar en productivo en las fechas propuestas y esto pudo ser posible gracias al compromiso que demostraron, ya que trabajaron en la operación del día a día cumpliendo con todas las tareas asignadas, lo que demando el 100% de su tiempo y en ocasiones hasta fines de semana.
Definitivamente el éxito de la implementación del proyecto también fue posible gracias a la dirección y el conocimiento consultivo de SYAAT México, que en todo momento y de manera muy profesional, llevó el liderazgo del proyecto, aplicando el conocimiento y experiencia, así como de la metodología ASAP de implementación de proyectos y el escenario “Solution Implementation” de la metodología Run SAP, con lo cual se deja toda la información del proyecto de manera electrónica en Solution Manager.
Se expresa un agradecimiento al profesionalismo de los dos equipos que tomaron el proyecto como suyo y lo llevaron a buen puerto, con lo que esta compañía obtiene el beneficio de contar con una plataforma de administración de Recursos Humanos y Nómina trabajando desde la fecha planeada, superando las expectativas de alcance y bajo el presupuesto estimado.
Gerente de Recursos Humanos
Afore XXI